Fungsi penting yang dibentuk
SIA pada sebuah organisasi antara lain :
§
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang
aktivitas dan transaksi.
§
Memproses data menjadi into informasi
yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
§
Melakukan kontrol secara tepat terhadap
aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai
transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi
pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
§
Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
§
Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti
laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
§
Sistem pelaporan manajemen
yang menyediakan pihak manajemen
internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang
dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja,
serta laporan pertanggungjawaban.
Sistem Informasi Manajemen memproses
berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh SIA biasa. tapi
bagaimana juga sistem juga di lakukan dengan kerja bersama time...dengan
mendukung semua ide dari masing2 group yang melakukan kerja dilapangan.....dan
bagaimana kita memberikan semangat yang tinggi buat karyawan....perusahaan
Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa
pertanyaan sebagai berikut :
§
Bagaimana mengoleksi data yang
berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
§
Bagaimana mentransformasi data kedalam
informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
§
Bagaimana menjamin ketersediaan,
keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
§
Menyediakan informasi yang akurat dan
tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara
efektif dan efisien.
§
Meningkatkan kualitas dan mengurangi
biaya produk dan jasa yang dihasilkan
§
Meningkatkan efisiensi
§
Meningkatkan kemampuan dalam
pengambilan keputusan
§
Meningkatkan sharing knowledge
§
menambah efisiensi kerja pada bagian
keuangan
Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki
kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme
Kontrol, Tujuan.
Jenis Sistem :
Sistem
Lingkaran Terbuka à sistem yang tidak mempunyai
elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
Sistem
Lingkaran Tertutup à sistem yang disertai oleh
adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Sifat Sistem :
1.
Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan
dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
2.
Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali
tidak berhubungan dengan lingkungannya.
Sistem
Fisik :
sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik
Sistem
Konseptual :
sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk
mewakili suatu sistem fisik.
Evolusi
Sistem Informasi Berbasis Komputer
Fokus
Awal Pada Data
Pada
awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan
digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar
dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk
menggantikan EDP.
Fokus Baru Pada Informasi
Konsep
penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai
diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari
bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan
informasi manajemen.
Fokus Revisi Pada Pendukung
Keputusan
Sementara
SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan
baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada
suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.
Fokus Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan OA (Office Automation) untuk
memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan
pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.
Fokus Potensial Pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk
menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari
AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran
logis yang sama seperti manusia.
Definisi
SIA :
Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,
mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi
finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan
pihak ekstern.
Karakteristik
SIA
yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1.
SIA melakasanakan tugas yang
diperlukan
2.
Berpegang pada prosedur yang relatif
standar
3.
Menangani data rinci
4.
Berfokus historis
5.
Menyediakan informasi pemecahan
minimal
Perbedaan SIA dan SIM :
·
SIA
mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan
informasi keuangan sedang
·
SIM
mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan
semua tipe informasi
2 komponen SIA
-
Spesialis Informasi
-
Akuntan
Contoh SIA sebagai pusat
informasi perusahaan :
Bagian pemasaran
mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi
perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan
keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan
pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang
diperoleh diproses oleh EDP. Setelah
diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian
pemasaran.
Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa
tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat
ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem
bisnis modern yaitu :
1.
Pentingnya komunikasi antar
departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
2.
Peranan SIA dalam menghasilkan
informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA
dibedakan menjadi 2, yaitu :
-
informasi
akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada
pihak extern.
-
Informasi
Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi
manajemen dalam pengambilan keputusan.
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua
komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
1.
Sistem Akuntansi Biaya
2.
Sistem Budgeting
Sistem
Akuntansi Biaya
à
Digunakan
untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas
pengadaan, proses distribusi dan penjualan
Budgeting
à adalah
proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong
manajer dalam perencanaan dan pengawasan
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan
SIA dalam perusahaan :
1.
Analisa Perilaku
2.
Metode kuantitatif
3.
Komputer
Analisa
Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas
tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui
kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog,
tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah
kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari
bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu
informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan
dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
Metode
Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus
menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi
tersebut.
Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah
digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga
memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam
proses pengambilan keputusan.